«Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent est rarement important.» Ce sont les mots du 34e président des États-Unis qui seraient à l’origine de la célèbre matrice qui porte son nom. Cet outil de gestion du temps et des priorités est particulièrement apprécié pour sa simplicité d’usage et sa polyvalence. Comme tout outil du genre, il n’est pas parfait, mais quelques conseils peuvent aider à en tirer le meilleur!
À qui la matrice d’Eisenhower s’adresse-t-elle?
Elle s’adresse à tous ceux qui souhaitent optimiser la gestion de leur temps et de leurs efforts dans leur vie personnelle comme professionnelle.
Quels sont ses bénéfices?
La matrice est un outil relativement simple à utiliser qui permet de prendre du recul pour d’abord et avant tout départager les tâches importantes de celles qui ne le sont pas. Elle aide aussi à planifier les tâches importantes non urgentes, de sorte que celles-ci ne se transforment pas en urgences importantes. L’outil permet également d’identifier quelles tâches sont à déléguer et lesquelles sont à éliminer ou encore à requalifier.
En quoi consiste-t-elle?
Il s’agit d’une classification pour prioriser ses tâches en fonction de deux critères, l’importance et l’urgence qui sont représentées par deux axes. La matrice comporte les quatre quadrants distincts suivants :
- Quadrant 1 : Les tâches importantes et urgentes
Ces tâches sont à exécuter soi-même dans de brefs délais. - Quadrant 2 : Les tâches importantes, mais non urgentes
Ces tâches sont à planifier, puis à exécuter soi-même. - Quadrant 3 : Les tâches non importantes, mais urgentes
Ces tâches sont à déléguer rapidement. - Quadrant 4 : Les tâches non importantes et non urgentes
Ces tâches sont à éliminer ou à requalifier.
| URGENT | NON URGENT | |
|---|---|---|
| IMPORTANT | 1. Je traite | 2. Je planifie |
| NON IMPORTANT | 3. Je délègue | 4. J’élimine ou je requalifie |
Comment y classe-t-on ses tâches?
- L’importance prévaut sur l’urgence. Pour chacune des tâches qui nous incombent, il faut d’abord se demander si celle-ci est importante. Si c’est le cas, on se demande ensuite si elle est urgente.
- Lorsqu’une tâche aboutit dans le quadrant 3, qu’elle n’est donc pas importante, mais qu’elle s’avère urgente, on voit s’il est pensable de la déléguer à une personne apte à la mener à bien.
- Les tâches qui ne sont ni importantes ni urgentes peuvent être éliminées ou conservées pour être requalifiées — par exemple, si un facteur à venir est susceptible de la rendre importante ou urgente. Dans le doute, on les met de côté en s’assurant de réévaluer leur importance à une date ultérieure.
Que faut-il savoir pour en faire un usage optimal?
- Il faut tenter d’être le plus objectif possible en évaluant chacune des tâches. Il est vrai toutefois qu’il peut être difficile d’évaluer l’importance de certaines tâches tout comme leur urgence, notamment lorsqu’elles n’ont pas d’échéance. Dans ce cas, on ne doit pas hésiter à se fier à son ressenti pour trancher (Cette tâche est-elle importante pour mon bien-être? Son report m’amènera-t-il un stress? etc.)
- Déterminer si une tâche est importante repose sur nos objectifs, qui eux sont établis selon nos valeurs, nos aspirations et nos responsabilités.
- Les tâches qui seront classées dans le quadrant 2 sont celles qui demanderont davantage d’attention, puisqu’elles sont à exécuter à moyen ou long terme. C’est donc dans leur planification judicieuse qu’on a le plus à gagner côté efficacité et satisfaction personnelle.
Auteure:
Catherine Meilleur
Rédactrice de contenu créatif @KnowledgeOne. Poseuse de questions. Entêtée hyperflexible. Yogi contemplative
Catherine Meilleur possède plus de 15 ans d’expérience en recherche et en rédaction. Ayant travaillé comme journaliste, vulgarisatrice scientifique et conceptrice pédagogique, elle s’intéresse à tout ce qui touche l’apprentissage : de la psychopédagogie aux neurosciences, en passant par les dernières innovations qui peuvent servir les apprenants, telles que la réalité virtuelle et augmentée. Elle se passionne aussi pour les questions liées à l’avenir de l’éducation à l’heure où se pointe une véritable révolution, propulsée par le numérique et l’intelligence artificielle.
